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El archivo de Asientos Contables, es el catálogo donde se registran las pólizas contables. Aquí se pueden consultar, modificar o agregar.
En el modo consulta se cuenta con
Meses : Filtro con 13 opciones a elegir : los meses de enero a diciembre o Todos.
Póliza : Al ingresar el número de póliza el sistema lo busca en el mes seleccionado
Auxiliar : Al tener una clasificación de los tipos de póliza, también llamados auxiliares, se puede hacer uso de este filtro para sortear por tipo.
Se despliega la plantilla de captura para ingresar información en los siguientes campos :
Tipo de Póliza : Identifica la póliza en forma de auxiliares contables, existe un catálogo de tipos de pólizas donde se pueden clasificar, están libres a la imaginación del usuario.
Ejemplo :
DI - PÓLIZAS DE DIARIO
FA - PÓLIZAS DE DIARIO (FACTURAS)
EB - PÓLIZAS DE EGRESOS DE BANCO 1
EC - PÓLIZAS DE EGRESOS DE BANCO 2
IB - PÓLIZAS DE INGRESOS DE BANCO 1
Referencia : La referencia nos viene dando la llave dentro de el auxiliar, de manera predeterminada cuando se agrega una póliza, al capturar el tipo de póliza el sistema sugiere el número de referencia como el siguiente dentro de ese auxiliar.
Para algunos auxiliares, el número de referencia es bastante significativo. Considerando los ejemplos de tipos de póliza citados lineas arriba, las referencias podrían ser :
En tipo de póliza FA, el número de factura
En EB, el número de cheque.
En tipo de póliza DI, un consecutivo dentro del mes corriente.
Fecha : Ingresar la fecha en que se realiza la póliza contable.
Concepto : Descripción general de la póliza; individualmente cada partida trae su propia descripción.
Cantidad : Esta casilla es de solo lectura ahí se muestra el importe del movimiento solo cuando esa póliza hace referencia a una cuenta de banco. Es el importe que se incluye al hacer una conciliación bancaria.
Plantillas (Botón) : Permite guardar una póliza para ser utilizada como un patron o machote para generar pólizas similares, por ejemplo en el caso del pago de renta, la póliza solo cambia la fecha y la descripción, donde se declara es la renta correspondiente a un mes especifico.
Exportar (Botón) : Facilita el envío por correo electrónico de la factura en formato xml.
Cuenta : Ingrese o seleccione del catálogo la cuenta correspondiente
C. Costo : Si la cuenta elegida estar marcada para aceptar centros de costos en el catálogo de cuentas, seleccione el correspondiente al asiento.
Docto : Es el número o folio de referencia del documento en que se está contabilizando.
Concepto : Una descripción para cada partida y su valor
Valor : Ingrese el importe correspondiente al movimiento. Si es capturado en positivo se toma como cargo de lo contrario es un crédito. Para hacerlo negativo puede ser capturado sin signo posteriormente con la tecla [ - ] que se encuentra en el teclado numérico se inserta el signo negativo.
En caso de olvidar estas instrucciones el sistema emite la siguiente advertencia
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Al valor ingresado el sistema le resta el impuesto al valor agregado, en base a la tasa correspondiente a la zona (franja o region fronteriza / Interior del país) Ejemplo (Tasa IVA = 16%) : Valor Ingresado = 100 Valor al aplicar "IVA - " = 86.21
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Al valor ingresado el sistema le agrega el impuesto al valor agregado, en base a la tasa correspondiente a la zona (franja o region fronteriza / Interior del país) Ejemplo (IVA = 16%) : Valor Ingresado = 100 Valor al aplicar "IVA + " = 116
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Al valor ingresado con impuesto al valor agregado incluido, el sistema sustrae el importe del gravamen conforme a la tasa aplicable a la zona (franja o region fronteriza / Interior del país) dejando ésta cifra como el valor de la partida de la póliza. Ejemplo (IVA = 16%) : Valor Ingresado : 116 Valor al aplicar "IVA" = 16
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F2 |
Al ser oprimida la tecla de función [F2] aparece una ventana con instrucciones y observaciones en la cual se pueden hacer operaciones aritméticas. Es posible utilizar dentro de las operaciones los valores de la pólizas anteriormente capturados. Al cerrar la ventana el campo valor permanece con el resultado de las operaciones realizadas |
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La aplicación incorrecta de la ley asociativa arroja cálculos incorrectos:
5x2+3 es diferente a 5x(2+3), o sea, 13 es diferente a 25
mientras que aplicando la ley distributiva tenemos que :
5x(2+3) es igual a (5x2)+(5x3), o sea, 25 es igual a 10+15
Así mismo los errores de sintaxis, generan resultados incorrectos. En el ejemplo de la gráfica superior, falta un paréntesis; desarrollando el calculo se obtiene
(5x2)-3 + (5x(2-3) 10-3 + (5x(-1) 7 +
El sistema ignora la segunda parte del binomio por estar incompleta. Al cerrar el paréntesis abierto (justo antes del segundo 5) el sistema realiza los cálculos siguientes :
(5x2)-3 + (5x(2-3)) 10-3 + (5x(-1)) 7 + (-5) 2 es el resultado
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Tipo de cambio : El sistema lo obtiene de la tabla Histórico de Tipo de Cambio
Valor MN : Para las pólizas registradas en dólar de los Estados Unidos de Norte America, el sistema realiza la conversión al tipo de cambio (campo citado anteriormente). En el movimiento de la cuenta que pertenece al banco, se puede cambiar el tipo de cambio, incluso el Valor MN para cuadrar la póliza cuando se presente diferencia de centavos.
GL 4 maneja dólar en la sección de Bancos. Al capturar una póliza de Ingresos o Egresos en dólares el sistema hace el cálculo de la conversión a moneda nacional de acuerdo al tipo de cambio capturado en la ventana del encabezado.
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